Hey liebe Business Mama,
heute ist die wunderbare Gülden bei mir zu Gast. Gülden ist meine VA und nimmt mir fast die gesamte Social Media Arbeit ab. Aber auch bei anderen Alltags-Aufgaben werde ich tatkräftig von ihr unterstützt und könnte nicht mehr ohne sie.
Und da ich jeder Selbstständigen unter uns solch tollen Support wünsche, sprechen wir heute einfach mal darüber, wie man eigentlich VA wird und wo du eine VA für dich finden kannst.

3 Fakten über Gülden

  1. Fakt 1: Scannerin, im Human Design MG 3/6. Für mich war immer klar, dass ich vielseitig interessiert bin, für Außenstehende kaum nachvollziehbar.
  2. Fakt 2. Ich bin eine Streberin – ich lerne unheimlich gerne und bin da so eine Perfektionistin drin. Wenn ich in einer Prüfung nur gut oder mit einem Minus abschneide, geht gar nicht 🙂
  3. Fakt 3: Ich bin eine Visionärin. Ich denke immer, alles ist möglich, wir limitieren uns selber. Unsere Vergangenheit limitiert uns teilweise leider auch. Aber wir leben in Deutschland, und nicht in einem Entwicklungsland- wir können alles machen, was wir wollen – so lange wir andere nicht verletzen

„Einfach mal machen. Könnte ja gut werden“

Gülden: Zu mir: Ich bin Gülden, 44 Jahre jung und alleinerziehende Mutter von zwei wunderbaren Jungs – 2 und 7Jahren.

Ich bin gelernte Personalerin, habe in einer Anwaltskanzlei gearbeitet vor der Geburt meines zweiten Sohnes und kurz vor Ende der Elternzeit habe ich gemerkt, alleinerziehend mit zwei Kindern in einem Teilzeit- Bürojob werde ich finanziell niemals über die Runden kommen. Mir war aber auch klar, dass ich keine Förderung von vom Staat haben möchte. Dazu kam die Realität: Zwei kleine Kinder und ein Festangestellten-Job unter einen Hut zu bekommen -allein- das wird ein Riesenakt und ganz häufig nicht funktionieren.

Ich bin dann über einen Tipp auf den Beruf der Virtuellen Assistenz aufmerksam geworden und ich habe so spontan wie ich bin, einfach ein Gewerbe angemeldet,16Euro bezahlt und war selbständig 🙂

Also einfach mal machen und anfangen, oder?

Gülden Ja! Einfach machen.

Für mich stellte sich auch die Frage, was ist die Alternative mitten in Corona-Times? Und ich dachte, wenn es schiefgeht, kann ich mich immer noch fest anstellen lassen.

Ich wollte aber immer Vorbild sein für meinen Kinder, das war mir immer wichtig mit den beiden Jungs, weil ich aus einer Kanzlei für Strafrecht kam und eben viele Statistiken kenne… Dazu kam, dass ich war vorher sehr, sehr schwer krank war. Das war eine heftige Zeit und ich habe mir damals geschworen, wenn ich wieder fit bin, dann mache ich das, was ich machen möchte. Das habe ich dann wirklich umgesetzt und arbeite seit 2020 als Virtuelle Assistentin.

Ich habe seit dem sehr viel gelernt und bin viele tolle Menschen wie dir begegnet. Ich habe mich seit dem Start meiner Selbständigkeit immer weiter entwickelt. Denn die Entwicklung in der Selbständigkeit bedeutet auch immer eine Entwicklung in der Persönlichkeit.

Ich habe verschiedene neurowissenschaftlich fundierte Coaching-Ausbildungen gemacht und arbeite als Resilienz Coach und begleite selbständige Frauen, authentisch, sichtbar und erfüllt erfolgreich zu sein, alles ganzheitlich zu betrachten und an sich selber zu glauben, um ihre Ziele zu erreichen.

Wie vereinbar ist der Beruf der VA im Vergleich zum Bürojob?

Gülden: Es ist wahnsinnig gut vereinbar.

Ich habe keinen Rahmenbedingungen, außer denen, die ich mir schaffe. Die Gefahr ist natürlich – wie bei jedem Selbständigen – dass wir bis zur Erschöpfung arbeiten. Mentale Gesundheit ist wichtig. Und ja, ich habe komplett in der Corona-Zeit gegründet, so dass es für mich als neue Selbständige keine Corona-Hilfen gab und ja die Kinder waren aufgrund der Schließungen, Quarantäne etc. mehr zuhause als in der Krippe und im Kindergarten bzw. jetzt in der Schule und Homeschooling, ABER: ich bin zeitlich flexibel, ich kann meine Zeiten schieben, ich kann Prioritäten setzen, ich kann für meine Kinder da sein, ohne Rücksprache mit einem Vorgesetzten halten zu müssen.

Ich verdiene weit über dem, was ich in meinem vorherigen Job bekommen habe. Ich konnte meine Kinder tagsüber betreuen, versuchen zu arbeiten und eben auch nachts. Ich meine, dass das nicht auf Dauer körperlich, mental gesund ist, ist vollkommen klar. Aber es ist vereinbar: Meine Kinder waren bei mir. Ich war mit ihnen zusammen.

Ich konnte Kunden-Aufträge trotzdem generieren und hatte wirklich fast keine Einnahmen-Einbußen. Und die Kinder hatten mich in so einer schwierigen, unsteten Situation: Die Mama war immer an ihrer Seite. Und das ist für mich ein ganz, ganz großes Plus.

Ich muss dazu sagen, ich hatte das ganz große Glück, dass eben ganz, ganz viele Kundinnen auch wirklich verstanden haben, dass die Kinder zu Hause sind. In der ganzen Zeit hatte ich eine einzige Kundin, die sagte, sie möchte nicht, dass die Kinder im Hintergrund sind und wir haben die Zusammenarbeit beendet.

Nadine: Ja, und ich denke, das ist auch der Hauptschlüssel. Wirklich, dass die Partner, die die Kunden, die Menschen, mit denen wir arbeiten, offener sind. Vielleicht weil sie eben auch um uns herum oft selbstständig sind.

Ich hatte gerade so ein krasses Telefonat, bevor wir hier angefangen haben mit einer Frau, die PR macht, die ein dreijähriges Kind hat und die sagte, sie hat das Kind verschwiegen für einen Auftrag, den sie haben wollte bei einer Bank, den sie dann auch bekommen hat.

Ein viertel Jahr später kam in einem Zwischensatz doch heraus, dass sie ein Kind hat. Die Reaktion der Vorgesetzten, die selbst alleinerziehend ist, war, sie hätte sie vermutlich nicht eingestellt, wenn sie das vorher gewusst hätte, weil sie davon ausgeht, dass sie den Job mit Kind nicht hinbekommen würde…

Diese Denke, Homeoffice mit Kind ist nicht realisierbar, schwebt immer noch über uns.

 

Homeoffice & Effektivität. Geht das?

Gülden: Tatsächlich war Homeoffice mit Kindern vor Corona für die meisten Arbeitgeber:innen unvorstellbar. Corona hat uns gelehrt, dass es möglich ist, TROTZ Kinderbetreuung, die in der Pandemie ganz verstärkt durch Mütter gewährleistet wurde. Natürlich gibt es Abstriche und es ist vielleicht nicht on point Punkt 11.00 Uhr eine Datei fertig, aber sie ist es zeitnah fertig.

Was würdest du heute anders machen als zu Beginn deiner Selbständigkeit?

Gülden Ich habe mich am Anfang bei jedem Newsletter angemeldet – für jedes Freebie und bin heute noch „Opfer“ dieser Newsletter: Es kommen gefühlt jeden Tag 250 Newsletter 🙂

Ich habe damals mit Null Euro gestartet und ohne finanzielle Rücklagen. Ich dachte, hey ich bringe mir alles selbst bei und lerne mit Freebies, Youtube, Google und Co. Und ja, das geht: Du kannst dir das komplette Wissen selbst beibringen, aber es war hart: Ich habe jede Nacht bis 2 Uhr gelernt und morgens um 5 Uhr war der Kleine hell wach – und das über Monate. Das ging wirklich an die Substanz und hat neben der mentalen und körperlichen Erschöpfung einfach auch sehr viel Zeit geraubt. Ich habe mich dann noch zusätzlich für ein Social Media Praktikum bei einer ganz tollen Frau entschieden und das fast ein halbes Jahr zusätzlich gemacht. Das hat mich sehr viel Kraft gekostet muss ich sagen.

Heute mit dem Bewusstsein würde ich es tatsächlich anders machen: Ich würde gezielt in Weiterbildung bei einem Coach investieren, weil ich viel schneller an mein Ziel käme und definitiv gesünder und ich würde mir zeitnah eine Unterstützung suchen, um gewisse Arbeiten auszulagern, das muss ja nicht immer monetär ausgeglichen werden, sondern auch über einen Barter-Deal zum Beispiel.

Und ja, du kannst mit Null Euro starten. Auf jeden Fall. Alles ist möglich, aber es kostet Zeit und es kostet vor allen Dingen Kraft.

Das Berufsbild der Virtuellen Assistenz

Gülden Also grundsätzlich können auch Männer als virtuelle Assistenten arbeiten. Ich glaube, der Begriff Assistenz schreckt manche Männer ab, weil sie mit dem Begriff Assistenz eine Sekretärin oder Hilfskraft assoziieren, eine Art der Zuarbeit sozusagen.

Als Virtuelle Assistenz verstehen wir aber im allgemeinen eine digitale Unterstützung für Unternehmen, Kleinunternehmen, aber auch private Personen.

Eine Virtuelle Assistenz, auch VA genannt, unterstützt dich remote, also sitzt nicht wie der/die Auftraggeber: in im gleichen Büro.

Ein:e VA kann also von überall auf der Welt für jeden überall auf der Welt arbeiten. Das ist das Schöne: Ich habe auch Kund:innen im Ausland gehabt: Bali, Kanada, Schweiz, Griechenland und und und…

Ein:e VA kann in über hundert Berufsbildern für dich arbeiten: Administration, Backoffice, Copywriting, Landingpages, Marketing, Social Media, Podcast, Website-Unterstützung, Newslettermarketing, Launchbegleitung, usw.

Deckt eine Virtuelle Assistenz alle diese Bereiche ab?

Gülden: Viele VA´s starten gerade zu Anfang mit dem sogenannten Bauchladen-Prinzip und bieten sehr viele Dienstleistungen an.

Zum einen, weil sie sich selbst erst noch ausprobieren, aber auch, weil sie zu Anfang häufig -unbegründet- Angst haben, sonst keine Kund:innen zu finden.

Nach einiger Zeit finden Virtuelle Assistent:innen aber auch ihre spitze Positionierung, entweder weil sie gezielte Weiterbildungen in dem Bereich gemacht haben, weil ihnen eine Dienstleistung besonders gut und leicht fällt oder aber einfach auch, weil sie ihre Zielgruppe gezielt definiert haben.

Welche Vorurteile gibt es?

Gülden Diesen Beruf kennen im deutschsprachigen Raum noch nicht viele Menschen. In den USA gibt es seit über 30 Jahren bereits VAs. Entsprechend groß ist erst einmal das Misstrauen, auch weil es noch keinen Zertifikatslehrgang dazu gibt.

Dazu kommt, dass ein Outsourcing auch ein finanzielles Thema ist und je nachdem wie das Money Mindset der Auftraggeber:innen ist, wird das Outsourcing als Ausgabe oder Invest gesehen.

Deshalb werden die Preise für Dienstleitungen von Virtuellen Assistent:innen dann im ersten Schritt als „teuer“ empfunden. Da bedarf es dann Aufklärung, was der Mehrwert ist für die Inanspruchnahme dieser Dienstleistungen.

Manche Virtuelle Assistent:innen berichten von Kund:innen, die die Zusammenarbeit nicht auf Augenhöhe schätzen, sondern hierarchisch: Von oben nach unten. Dabei ist eine Virtuelle Assistenz eine sehr große Bereicherung, denn sie ist mit Leidenschaft tätig und agiert für das Unternehmen, um zu helfen mit bestem Wissen und Gewissen und das in der Struktur des/der Auftraggeber:in. Aber das kann nur auf Augenhöhe funktionieren. Und vor allen Dingen, wenn man das Gefühl hat, dass der Kunde einen als Invest sieht und nicht nur als lästige Ausgabe.

Ein weiterer Punkt ist, dass eine Virtuelle Assistenz auch nur so gut unterstützen kann, wie eine entsprechende Struktur vorhanden ist. Als Beispiel: Wenn ein:e Kund:in erwartet, dass der Social Media Account boomt, aber weder Themen, Zielgruppe, Ziel, Branding usw vorhanden sind, kann eine Virtuelle Assistenz auch nur in diesem löcherigen Kosmos arbeiten. Eine gute VA erkennt das und geht eigentlich einen Schritt weiter, nämlich weg von der reinen Assistenz hin zur Aufklärung und zum Hinweis auf eine fehlende Strategie.

Ich will damit sagen, eine VA kann nur so erfolgreich umsetzen, was klar kommunziert wurde und was an Materialien vorhanden ist. Diese Art der gemeinsamen Zusammenarbeit darf also noch wachsen.

Wie können sich Virtuelle Assistent:innen weiterbilden?

Gülden  Ich habe im Laufe der Zeit gemerkt, was mir gut von der Hand geht, was mir Spaß macht. Ich bilde mich ehrlich gesagt jeden Tag weiter.

Ich beobachte Trends und suche mir dann auch gezielt Angebote heraus und investiere viel in meine Weiterbildung. Die VA-Szene ist untereinander sehr gut vernetzt über Facebook, Instagram und LinkedIn und es gibt erfahrene VAs, die sich selbst spezialisiert haben und konkrete Weiterbildungsangebote kreieren: E-Mail-Marketing, Online-Kurs-Erstellung, diverse Workshops.

Der Zusammenhalt der VA ist sehr gut und die gegenseitige Unterstützung auch. Man muss auch sehen, dass es für all die Weiterbildungen keine Zertifikate gibt, die anerkannt sind. Das hält aber keine VA ab, Geld zu investieren in Wissen, welches sie dann später auch als Dienstleistung anbieten können.Weiterbildung ist ein permanentes Thema in der Szene.

Du bleibst nie stehen. Deshalb ist dieser Beruf so spannend und abwechslungsreich.

Wie wird sich dieser Beruf weiterentwickeln?

Gülden Ich hoffe, es entwickelt sich genau so: nämlich weiter. Da ist mir Amerika ein ganz großes Vorbild, denn im DOING entsteht Expertise und im Tun wird man Meister.

Ein:e VA kann sich so entwickeln, wie es passt: Nach Talent, nach Neigung, nach Interesse und in genau der Konstellation, wie es für einen selbst passt. Der Beruf ist das beste Beispiel dafür, dass Lernen Spaß machen kann, wenn du selbst bestimmst, was und wie und mit wem. Und ich erhoffe mir, dass noch mehr Menschen das digitale Arbeiten für sich entdecken, weil wir so ganz vielen Menschen die Möglichkeit geben, auch in eine Berufswelt zu kommen. Also ich rede von Menschen, die eben Beeinträchtigungen haben, dass jemand, der im Rollstuhl sitzt, natürlich arbeiten kann und nicht auf einen Arbeitsplatz angewiesen ist, wo die Barriere wegfällt.

Wir können ganz viele Menschen erreichen und zwar überall. Es ist egal, ob du in der Großstadt lebst oder auf dem Dorf. Es ist egal, ob du in der Türkei bist oder ob du in Kanada bist. Wir können uns viel stärker verbinden und ich glaube, das ist die Zukunft.

Welche Netzwerke /Gruppen gibt es? Wie finde ich eine VA?

Gülden Es gibt sowohl für VAs, aber auch für Unternehmer:innen auf Facebook viele Gruppen. Diese Gruppen sind kostenfrei. Daneben gibt es auch Vermittlungsagenturen, die eine Gebühr erheben.

Immer mehr Virtuelle Assistent:innen sind auch auf LinkedIn aktiv, es gibt auch viele Podcasts im deutschsprachigen Raum. Wenn Unterstützung gesucht wird, dann wird man in jedem Fall fündig. Ein guter Tipp ist immer, nach Empfehlungen zu fragen. Und wer noch unentschlossen ist, kann das mit der Virtuellen Assistenz besprechen und vielleicht ein Kennenlernpaket abschließen oder ein Stundenbudget bestimmen.

Nicht jede Zusammenarbeit muss langfristig gehen, im Gegenteil, häufig wird ausschließlich Unterstützung zu bestimmten Projekten und saisonalen Hochzeiten gewünscht.

Nadine Ja, total. Reden hilft verstehen. Liebe Gülden, ich danke dir. Ich danke dir für deine Zeit. Ich danke dir aber noch viel mehr dafür, dass du mir hilfst. Und es ist auch einfach schön, wenn man so wie wir alleine viel arbeitet, jemanden zu haben, der irgendwie doch Teil des Teams ist.

Ich feiere diesen Beruf bzw. die Virtuelle Assistenz, wie gesagt, offiziell ist er ja keiner. Es gibt ja hunderttausend Aufgaben darunter. Und wir sind ja auch gerade dabei, größere Dinge zu planen zu diesem Thema. Wir glauben daran; es ist ein tolles Berufsbild, das wir fördern wollen. Ich danke dir für deine Zeit.

Ich danke dir, dass du da bist und alle die VA werden wollen, traut euch. Versucht es einfach mal!

Dürfen wir helfen?

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