Gastbeitrag: Meine ersten 100 Tage als VA

Gastbeitrag Monika VA

Als Mama von zwei Kindern ( Tochter 2018 & Sohn 2020 geboren) habe ich mich während meiner zweiten Elternzeit als virtuelle Assistentin selbstständig gemacht. Die Entscheidung sich als VA selbstständig zu machen habe ich recht spontan getroffen. Frei nach dem Motto:

Versuch macht klug – Scheitern kann ich immer noch

Ursprünglich hatten mein Mann und ich den Plan, dass ich bis 2022 als Hausfrau und Mutter innerhalb der Elternzeit das Familienmanagement übernehme während er die Brötchen verdient. Danach wollten wir als fifty-fifty Eltern den Haushalt und die Kinderbetreuung möglichst gleichberechtigt betreuen.

Alles kam anders.

Während des zweiten Lockdowns im Herbst 2020 habe ich eine Weiterbildung zur IHK zertifizierten Online Marketing Managerin gemacht. Anschließend suchte ich nach Möglichkeiten mit dem erworbenen Wissen in der digitalen Welt Fuß zu fassen. Genau an dieser Stelle entwickelte sich die Idee sich selbstständig zu machen. Während meines Business Aufbaus als virtuelle Assistentin bin ich oft an meine Grenzen gestoßen. Mit diesem Artikel möchte ich meine 3 größten Herausforderung der ersten 100 Tage als virtuelle Assistentin für selbstständige Mamas mit euch teilen.

Fokus behalten

Mal kurz Facebook, mal eben Emails checken – oh der neue Hipp Newsletter , wow da ist ja coole Geburtstagsdeko für den ersten Geburtstag des Minis.

Überall lauert wieder eine Verlockung und eine Ablenkung. In meinem ersten VA Workshop lernte ich, dass jede Ablenkung rund 20 Minuten verlorene Arbeitszeit ist. Und ja so ist es. Ich scrolle durch meinen Feed und muss mich regelrecht zwingen zurückzukommen aufs Wesentliche. Dabei ist es für mich jedes Mal neu erforderlich mich neu in den Workflow reinzudenken.

Mittlerweile habe ich eine ziemlich gute Struktur gefunden

  1. ToDo Liste für den Tag schreiben. Am besten am Vorabend!
  2. Zuerst Kleinigkeiten erledigen zb. Emails , Zoom Links einplanen, Rechnungen hochladen etc.
  3. Kleinigkeiten aus der ToDo Liste abhaken – und sich schon mal toll fühlen.
  4. Arbeit an Kundenaufträgen – Unwichtige Tabs schließen, Handy auf lautlos und das Ziel im Auge haben am Ende des Tages die ToDo Liste abgehakt zu.

Ich gebe zu, dass das nicht immer zu 100% klappt. Dann klingelt der DHL Bote und ich will eben schnell das Paket auspacken oder es ist schon wieder Abholzeit vom Kindergarten. Das Zeitfenster schließt sich. Aber mit dem Fokus wird es immer besser. Und nur das Ziel vor Augen gibt mir den nötigen Schwung das Wesentliche nicht aus den Augen zu verlieren.

Kunden finden, die ich liebe

Kunden sind für alle genug da. So sagt es Yvette Philippens in ihrem Podcast VA Inside Storys.

Aber Kunden zu finden, mit denen die Zusammenarbeit Spaß macht, ist das andere. Natürlich war ich zu Beginn im Haifischbecken „ Facebook Gruppen für VA’s“ unterwegs. Dort habe ich auch einige Kunden rausfischen können und bin heute sehr dankbar für das Learning, was ich dadurch erworben habe.

Die Gruppen-Jobs sind oft heiß gefragt und der Inserent wird innerhalb kürzester Zeit mit Kommentaren a la „ hast ne PN“ zugebombt.

Dank meines Raketenstart Workshop von Janaina von Moos wusste ich schon, dass dies nicht die galanteste Art ist von sich zu überzeugen.

Oft habe ich tolle Präsentationen von mir und meinem Portfolio per Canva individualisiert und dem Jobausschreiber durch eigens recherchierter Email zukommen lassen. Die meisten antworten nicht mal drauf. Einmal wurde ich ausgewählt, weil ich eine der wenigen war, die ihr Angebot per Email schickte inkl eines kleinen BonBons ( Mini SEO Check- da es die Ausschreibung erforderte die Webseite suchmaschinenfreundlich zu gestalten)

Grundsätzlich hatte ich das Gefühl zu viel Aufwand zu leisten und keinen Return zu erhalten.

Das prägendste Erlebnis war ein Kundenakquise Gespräch für das ich 1,5 Stunden meiner wertvollen knappen Zeit opferte um am Ende auch wieder nichts von diesem Kunden zu hören. Ja ich bin das ein oder andere Mal hingefallen und lag auch mal gefühlsmäßig am Boden. Ich dachte in solchen Momenten, dass es alles nichts bringt und ein erfolgreiches VA Business nur ein Traumschloss sei. Oder ich bräuchte ja noch dieses oder jenes Zertifikat, dann kommen die Kunden schon von selbst. Jedes Mal bin ich neu aufgestanden und habe mein Krönchen gerichtet.

Auf Ghoster und Vielversprecher und auf „ Hast ne PN“ hatte ich einfach keinen Bock mehr!

Erst nachdem ich mich wirklich gezeigt habe taten sich auch nach und nach neue Kunden auf. Unerwarteter weise aus der Offline Welt.

Da ich derzeit noch durch das Elterngeld Plus getragen werde und mit meinem ruhenden Arbeitsvertrag ein Sicherheitsnetz mit doppeltem Boden unter den Füßen habe, sehe ich das Thema Kunden finden entspannt. Es kommt alles. Und meine ( Lieblings) Kunden kamen auch.

Meine 5 Learnings zum Thema Kunden finden als VA

  1. Trial & Error Ich bin immer am Ball geblieben, indem ich mich zeigte. Auch offline! Ich erzähle immer stolz was da tue und ernte grundsätzlich motivierenden Zuspruch.
  2. Ich arbeite niemals mehr für 30€/ Stunde an WordPress Webseiten
  3. Meine Kunden suchen mich nicht aus. Ich suche mir meine Kunden aus. Ich will einfach nicht jeden xbeliebigen Auftrag annehmen nur um Kunden zu haben.
  4. Ein gutes Netzwerk habe ich zu Beginn unterschätzt. Es ist unumgänglich um Erfolg zu haben.
  5. Wenn ich 10 Kontakte habe und davon einer zu einem Kunden wird ist das eine ganz normale Quote und völlig normal so.

Zeitmanagement – die ganz besondere Herausforderung als Mama

Abends 21 Uhr – beide Sprösslinge sind nicht nur im Bett, sondern auch brav im Lummerland. Für mich beginnt nun meine Arbeitszeit. Welche Mama kennt das nicht, dass die Kids vor dem Schlafen gehen nochmal richtig aufdrehen. Die 3jährige will dann ganz unbedingt noch eine Milch und das Baby verlangt getragen zu werden statt abgelegt. Zwischendrin entstehen an verschiedenen Ecken des Hauses neue Baustellen ( Milch umgekippt, Baby schmeisst den Nachtnucki hinter die Couch usw)

Aber in der Regel endet mein , nein UNSER Tag, um 21 Uhr. Mein Mann ist ja nicht nur der Vater, sondern auch aktives erziehendes Elternteil, wenn er nicht gerade im Homeoffice Büro sitzt.

Der Abend ist das zweite Mal erfolgreich, wenn ich es tatsächlich auch ins Büro geschafft habe. Mein kleiner Sohn brauch noch seine Einschlafbegleitung von Mama und es kam nicht selten vor, dass ich mit eingeschlafen bin. Nunja ist ja auch ziemlich verständlich, wenn ich seit 5 Uhr morgens gefordert wurde.

Zeitmanagement als Mama ist einfach eine ganz besondere Herausforderung im Arbeitsalltag einer selbstständigen Mama. Ich befinde mich immer noch im Business Aufbau und habe das dringende Verlangen jede freie Minute meinem Business zu widmen. In meinem Kopf sind ganz viele Ideen. Meine Notizen App und das Trello Board werden immer voller.

Zeitmanagement als Mama gleicht aber eher einem Glückstreffer. Denn einen noch so gut durchdachten Plan können die kleinen süßen Wunschkinder ruckzuck durchkreuzen. Oder der 5. Zahn der mein zahnendes Baby auch gerne stündlich wieder wach werden lässt. Das bedeutet, dass ich wieder neu aus meinem kreativen Gedankenstrom gerissen werde. Von geschlossenen Kitas mitten im Lockdown brauch ich gar nicht zu beginnen.

Und nein – Homeoffice mit zwei so kleinen Kindern ist nicht möglich, wenn man den Anspruch hat eine gute Arbeit abzuliefern. Ihr Mamas kennt das sicher.

Mein Mann und ich haben uns einen Plan überlegt. Tagsüber ist die Große in der Kita und ich habe während der Kleine Mittagsschlaf macht Zeit für mein Business. Zusätzlich ist mein mittlerweile 13 Monate alter Sohn seit März an zwei Tagen die Woche bei einer Tagesmutter. An 3 Tagen übernimmt mein Mann die Kinder am Nachmittag, damit ich arbeiten kann. Workshops, die meine Expertise erweitern sehe ich sowieso als Investition in mich und mein Business und buche sie nach kurzer Absprache. Hier hält mein Mann mir den Rücken frei. Dafür geht er mit 30 Stunden arbeiten ( das 30 Stunden Modell hatten wir schon lange als sogenannte 50/50 Eltern, als ich nach meinem ersten Kind wieder arbeiten gegangen bin) und ich halte ihn vormittags und an den mir zugeteilten Nachmittagen den Rücken frei.

Wenn die Tagesmutter ausfällt oder die Kita schließt bin ich für die Betreuung zuständig.

Bis wir diese Vereinbarung gefunden hatten sind ein paar Wochen vergangen. Mein Mann musste sich auch dran gewöhnen, dass ich jetzt doch nicht mehr nur die sogenannte Familienmanagerin bin, sondern ein ernstzunehmendes und geldbringendes Business aufbaue. Das Arbeiten von Zeitfenster zu Zeitfenster ist dennoch trotz dieser Planung eine meiner größten Herausforderungen. Denn was heute geplant wurde kann morgen schon wieder ganz anders aussehen.

Meine 5 Learnings über das Zeitmanagement als arbeitende Mama

  1. Alleine ist es zu schwer. Ich habe Hilfe durch meinen Mann und Kinderbetreuung anhand von Kita und Tagesmutter. Homeoffice mit zwei kleinen Kindern ist nicht möglich.
  2. Gute Absprachen zu treffen ist wichtig, damit alle Beteiligten planen können
  3. Trotzdem flexibel bleiben. Ein Kind kann immer mal krank werden und darf dank Corona-Pandemie nicht mal mit einem Schnupfen in die Kita gebracht werden
  4. Wenn Plan A nicht funktioniert muss Plan B her. Tagesmutter krank? Fokus auf den Mittagsschlaf setzen und Fokus auf die Arbeit konsequent halten. In den Abendstunden werden dann 1-2 Stunden drangehangen und/oder mein Mann übernimmt die Kinder.
  5. Nur mit Leidenschaft und dem unbezwingbaren Willen es zu schaffen, kann ich dieses Pensum so dauerhaft halten.

Mehr über Monika und ihre VA-Dienstleistungen rund um die Themen Podcast, Pinterest und BLOG  findest du hier.

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