Die 6 besten & kostenlosen Homeoffice-Tools

6 kostenlose homeofficetools für deinen erfolg

Homeoffice ist für dich (seit Corona) ein neues Thema und du fühlst dich mit den neuen Anforderungen noch ein wenig überfordert? 

Das muss nicht sein. Es ist heutzutage wirklich kinderleicht im Homeoffice zu arbeiten und du benötigst dazu wirklich nur zwei Dinge: 

  • Internet

  • einen PC / Laptop

Mein 1. mal im Homeoffice – 2008

Ich sag´s dir – damals war das noch ein riesen Heckmeck. Das Internet war nicht so stabil. Man flog regelmäßig aus der VPN Verbindung der Firma und alles dauerte uuuunendlich lange. Und machte keinen Spaß. 

Seit 2014 arbeitete ich dreimal im Monat im Homeoffice und es wurde nach und nach alles besser. Skype wurde stabiler, es gab neue Möglichkeiten, sich online zu organisieren – aber wir waren damals trotzdem noch sehr weit von den vielen tollen Möglichkeiten entfernt, die wir heute nutzen können. 

Homeoffice nach der Elternzeit -2016 

Da wir während meiner Elternzeit zurück in die alte Heimat (und damit ca. 400km von meinem Arbeitsplatz bei DEPOT entfernt) zogen, gab es nur hop oder top. Entweder akzeptierte die Chefin meinen Vorschlag nach der Elternzeit ausschließlich im Homeoffice zu arbeiten oder ich hätte gehen müssen (was ich nicht wollte. Ich mochte meinen Job gerne).
Ich bat darum, mit 50% zu starten und alle paar Wochen für 1-3 Tage in die Firma zu fahren, was mir bewilligt wurde.
Es funktionierte super. Natürlich schaute mich der ein oder andere schräg an oder verlor auch mal einen dummen Kommentar über die, die nie da ist – aber wer 1:1 mit mir im Alltag zu tun hatte, der wusste genau, dass mein Arbeitspensum und meine Erreichbarkeit eher nach Vollzeit aussah.
Aufgrund der drei Tage Homeoffice für alle mussten wir uns frühzeitig um Kommunikationsalternativen kümmern. Schließlich hatte keiner von uns ein Bürotelefon zuhause stehen.
Slack war eines der ersten Tools, die wir zum Chatten im Einsatz hatten. Intern zu Anfang eher nur für die Absprache zum gemeinsamen Mittagessen genutzt, wuchs bei fast allen nach und nach die Freude am Chatten. Warum sollte man den (gegenübersitzenden) Kollegen auch jedes Mal aus seinen Gedanken reißen, wenn man ihm die Entscheidung lassen könnte zu antworten, wann es ihm passt.
Heute nutze ich Slack für die Abstimmung mit Webseiten Entwicklern und als Kommunikationstool zu meiner Partnerfirma Kodeo. Mit Headset im Laptop lässt sich darüber auch 1a telefonieren. Ohne Qualitätseinbußen im Vergleich zum Festnetz und über Ländergrenzen hinweg (einige Entwickler sitzen in Spanien).
Bei DEPOT folgte nach slack ca. 2015 Trello* um unseren neuen BLOG Schön bei dir zu verwalten und die externen Blogger und deren Beiträge darüber organisieren zu können. Dieses Tool entwickelte sich spätestens ab meiner Selbstständigkeit zu meinem absoluten Liebling. Heute organisiere ich darüber nicht nur meine Aufgaben, sondern stimme mich auch mit meinen externen Kollegen sowie den meisten Kunden ab.

Kennst du das Phänomen, dass nach wochenlanger Funkstille auf die EMail XY hingewiesen wird, aber keiner mehr so genau weiß, was darin eigentlich besprochen wurde?!

Genau das wird dir mit Trello nicht mehr passieren, da alle Hardfacts dort vereint sind. Datum, Person, Bilder, Deadline, Labels und und und… Du organisierst dich über Boards, diese brichst du nach Bedarf in einzelne (TO DO-)Spalten herunter und kannst in jede Spalte einzelne Karten (z.B. Aufgaben) stellen. Es ist wirklich einfach und selbsterklärend. Und wenn doch nicht, dann frag’ mich einfach!

Ich könnte definitiv nicht mehr ohne. Und das Beste daran. Es kostet mich seit ich es nutze keinen einzigen Euro. Slack übrigens auch nicht.

Die meisten kostenlosen Tools, die ich heute in der Selbstständigkeit im Homeoffice nutze, kenne ich somit noch aus meiner Zeit als Angestellte.

Du willst erstmal nur telefonieren – und das mit Video?

Kein Problem. Gestartet habe ich mit Skype – aber liebe seit vielen Jahren ZOOM. Sehr einfach zu bedienen. Funktioniert auch auf Mobilgeräten (die anderen Tools im Übrigen natürlich auch) und kostet bei Meetings zwischen zwei Personen keinen Cent. Selbst wenn ihr im ganzen Team miteinander telefonieren (und euch dabei sehen oder einen Bildschirm teilen wollt) könnt ihr bis zu 40 Minuten sprechen. Und das mit bis zu 100 Teilnehmern.

Ich würde sagen, in der Zeit lässt sich doch einiges klären, oder?!

Dein Chef braucht Bilder und Dateien von dir?

Wenn du über eine VPN Verbindung arbeitest, wirst du auf deinen Explorer im Büro zugreifen und dort alle Daten ablegen können. Bei großen Datenmengen klappt dies jedoch sehr oft nicht oder dauert Stunden (in denen alle anderen Programme gelähmt sind).

Ich nutze hierfür WeTransfer oder Google Drive. Details dazu findest du im angehängten Homeoffice Guide. Für den schnellen Austausch bis 2GB ist WeTransfer sicher der absolut schnellste Weg.

Wenn du die Möglichkeit brauchst, über einen längeren Zeitraum Dateien in beide Richtungen abzulegen, ist Google sicher die bessere Wahl – auch weil du jede einzelne Datei für die Kollegen deiner Wahl freigeben kannst.

Ich habe so viele Ausgaben für andere Tools wie Later (social media, 17€ im Monat), Debitoor (Buchhaltung / 18€ im Monat), Canva* (Designs, 12€/Monat), Freepik (Grafiken, 10€/Monat). Und das sind noch lange nicht alle.

Wie es mit dem Thema Datenschutz bei all den kostenlosen Tools aussieht?

Ob verschlüsselte Verbindung oder deutsche Server. Ich muss ganz ehrlich sagen, dass ich die Datenschutz-Wut der Deutschen gerade in der aktuellen Situation ein wenig belächle. Planen wir nicht das Tracking aller Einwohner aus gesundheitlichen Gründen?

Jeder muss selbst die Entscheidung treffen, wo die Einschränkungen sinnvoller als die Möglichkeiten erscheinen. Hierzu erlaube ich mir kein Urteil und verstehe natürlich, dass große Unternehmen andere Auflagen haben als Einzelunternehmer.

Eines ist allerdings sicher – nur weil ein Tool Geld kostet, bezahlst du damit nicht für das Thema Sicherheit!

Mein Fazit

Ich liebe meine Online-Tools. Sie geben mir genau die Flexibilität, die ich im Alltag benötige.  Auch meine Kunden freuen sich immer wieder darüber, neue Helferchen kennen zu lernen. Viele von ihnen führen diese nach unserer Zusammenarbeit auch in ihrem Unternehmen ein. Das macht mich schon ein wenig stolz…

Da ich dir hier im Text natürlich nicht alle Tools vorgestellt habe, die ich täglich nutze, kannst du dir unten meine persönlichen TOP 6 der kostenlosen Homeoffice Tools herunter laden. 

Und hier findest du noch eine weitere Übersicht, die regelmäßig upgedatet wird.

Schau einfach mal rein und hinterlasse mir gerne dein Feedback dazu oder melde dich bei Fragen. 

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Als Mama im Homeoffice? Da sind Struktur und effizientes Arbeiten überlebenswichtig!


Ich habe die 6 besten kostenlosen Tools für dich recherchiert, die dir ab sofort die Arbeit im Homeoffice erleichtern.


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