5 Zeitspar-Tool-Tipps

Datum: 1. August 2021 Autor: Nadine Quosdorf

2018. Anruf bei der Rentenversicherung um zu klären, ob sie die Anmeldung zur KSK* benötigen.
Aha. Tun sie nicht. Sie gehören schließlich zusammen.
Einige Wochen später die Rückfrage, weshalb ich die Bestätigung noch nicht gesendet habe?!
Ja, ist klar. Danke deutsche Bürokatie.

Also leicht wird es uns zu Beginn jedenfalls nicht gemacht.
Es gilt viel zu organisieren, herauszufinden, was man eigentlich alles braucht.
Wir fühlen uns oft überfordert. So viele ToDos bevor wir endlich mit der eigentlichen Arbeit starten können.

Im ersten Jahr habe ich mich regelmäßig über bürokratische Dinge geärgert. Steuer, Buchhaltung, Ämter…

Doch nach und nach öffnete sich der trübe Schleier.
Wir starten endlich mit Themen, die wir mögen. Mit den ersten Angeboten, die geschrieben werden (bitte nicht in Word! Nutze von Beginn an Tools, die dir Zeit und Nerven sparen!)

Angebote und Rechnungen schreibe ich zB in meinem Buchhaltungs-Tool Debitoor.
Mein Onlinekonto inkl. Visa (ja, für einige meiner Tools brauche ich eine Kreditkarte) ist bei Kontist. Und alle meine Themen-Ideen sammle ich in Trello, einem Projektmanagement-Tool, das ich vor knapp 10 Jahren beim Aufbau des DEPOT-Blogs kennen (und lieben) lernen durfte.

Ich liebe Tools!
Sie sind kleine Helfer um uns bei unserem größtes Problem zu unterstützen:

👉 Dem Zeitmanagement!

Meist starten wir unser Business alleine, haben noch keine virtuellen KollegInnen, die uns Arbeit abnehmen könnten.
Am Abend stehen immer noch Aufgaben auf unserer ToDo Liste.

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tools für startups

Gleichzeitig Mama sein und ein Onlinebusiness aufbauen, bedeutet nicht nur einen zeitlichen Drahtseilakt. Auch das Budget ist anfangs oft knapp.

Diese 13 gratis Tools helfen dir ganz kostenlos, die Struktur, Organisation und Vermarktung deines Startup voranzubringen.

Hier geht´s zur Liste:

Damit du von Beginn an nicht zu viel Zeit in Aufgaben steckst, die ein Tool für dich übernehmen könnte, möchte ich dir heute meine Top 5 Zeitspar-Tools vorstellen:

1. Debitoor

2. Trello

3. Calendly

4. Later

5. Google Drive

WIE HELFEN DIR DIESE TOOLS?

1. Debitoor

Wie oben kurz erwähnt, erstelle ich in diesem Tool meine Kundenangebote. Sobald ich eine Zusage habe, wandle ich das Angebot 1:1 in eine Rechnung um. Nachdem die Kundin bezahlt hat, zeigt mir Debitoor, ob die Rechnung bereits beglichen wurde, da mein Geschäftskonto damit verknüpft wurde. Theoretisch könnte ich sogar die Steuer hierüber machen, da es eine entsprechende Schnittstelle gibt (mache ich nur nicht, da ich einen etwas altbackenen Steuerberater habe).
Ich spare mir hierdurch nicht nur unglaublich viel Zeit, sondern habe alle meine Angebote jederzeit greifbar (auch mobil).

2. Trello

Trello kannst du genau so nutzen, wie es dir hilft. Z.B. zum Ideen sammeln, um Content vorzubereiten (ich schreibe darin zB meine BLOG Beiträge und lade das Bild direkt mit hoch). Auch nutze ich Trello für die Abstimmung mit meinem KundInnen. Funktioniert 1a und die meisten von ihnen haben Trello auch nach unserer Zusammenarbeit weiter im Einsatz.

3. Calendly

Du hast keine Lust, dass die Kunden einfach bei dir anrufen oder ihr ewig hin-und her-mailen müsst, bis sich ein Termin findet, der beiden Seiten passt? Deine Lösung heißt calendly. Ein Tool, das genau weiß, wann du Zeit hast und wann nicht (da es mit deinem Kalender synchronisiert wird). Da ich für das MAMA BUSINESS Bootcamp® gerade erst einTutorialhierfür gedreht habe, kannst auch du gerne einfach mal rein-spicken.

4. Later

Dich stresst das Thema Social Media?Dauernd musst du Content produzieren und kommst kaum hinterher? Nutze hierfür doch einfach Tools wie Later. Du erstellt mehrere Beiträge/Storys an einem Tag, lädst diese in Later hoch, schreibst den Text dazu und planst sie zu deinen gewünschten Veröffentlichungszeiten einfach vor. Gepostet werden sie dann automatisch.
Auch hierzu habe ich ein Tutorial für dich.

5. Google Drive

Der Tag wird kommen, an dem du unterwegs eine Datei ansehen möchtest, die blöderweise auf deinem Rechner liegt. Oder du möchtest ein Team aufbauen und Dokumente sollen auch für die KollegInnen zugänglich sein. Oder du hast für deine Kunden etwas erstellt, dass zu groß ist, um es per Mail zu versenden? Dann schau dir einmal Google Drive an. Es ist nichts anderes als ein Online-Laufwerk, in dem du genau festlegen kannst, wer was sehen und bearbeiten darf.